SUM=, einer der größten unabhängigen Printmanagement-Anbieter Europas, beauftragte Speicher 210 mit der Erweiterung des bestehenden Tools RFQ 1.0 [engl. Request for Quotation], um den Nutzern eine noch detailliertere Konfiguration der Ausschreibungen zu ermöglichen. Die Umsetzung des Projekts erfolgte in Zusammenarbeit mit den Software-Entwicklern der 4 Morgen GmbH und SUM= . Speicher 210 übernahm die Projektleitung einschließlich Planung, Analyse der Geschäftsprozesse, Anforderungsmanagement, Koordination sowie Dokumentation.
Das webbasierte Management-Tool RFQ 2.0 optimiert die Gesamt-Koordination des Prozesses der Angebotseinholung sowie -auswertung. Die Berechtigungen innerhalb der Anwendung richten sich nach der jeweiligen Nutzerrolle – Site-Administrator, Executive Officer und Supplier.
Den Nutzern stehen bei der Erstellung einer Ausschreibung neben der Adressverwaltung von Lieferanten u.a. folgende Funktionen zur Verfügung:
- Erstellung und Verwaltung individueller oder globaler Wertelisten
- Erstellung einzelner Ausschreibungsartikel und Verwaltung dieser in Gruppen
- teils automatisierte E-Mail-Funktionen, z.B. für die Eröffnung und das Schließen von Gebotsrunden
- Erstellen und Verwaltung individueller Formulare
- Angebotsvergleich, Lieferantenbewertung und -auswertung inkl. Excel-Export-Funktion
Individuell konfigurierbare Felder und Elemente lassen RFQ 2.0-Anwendern nun mehr Freiraum bei der Gestaltung des gesamten Ausschreibungsprozesses. Executive Officer können beispielsweise mit nur wenigen Klicks komplette Abfrageformulare selbst erstellen. Da die Möglichkeit besteht, Listen mit speziellen Kennzahlen und Werten individuell zu erstellen, können branchen- oder produktspezifische Ausschreibungen durchgeführt werden. Zudem erleichtert ein integriertes Reporting-Tool Angebotsvergleiche sowie Lieferantenbewertungen und -auswahl.
