Weiterentwicklung und Innovation verliehen der Informationstechnologie im Laufe der Zeit einen hohen Stellenwert. Anfangs als “Dienstleister” angesehen, nimmt sie nun den Charakter eines Motors für die Unternehmenswirtschaftlichkeit an. Da Unternehmen bei der Realisierung von IT-Projekten großen Wert auf Kosten, Zeit und Qualität legen, stieg die Bedeutung von IT-Projektmanagement ebenso stark an.
In unserer aktuellen Blogreihe geben wir Ihnen einen kleinen Einblick in unsere tägliche Arbeit und somit auch in das IT-Projektmanagement. Der letzte Eintrag befasste sich mit der groben Definition der Begriffe “Projekt” sowie “Projektmanagement”. Im Folgenden gehen wir nun auf Vorgehensmodelle ein, derer sich Projektleiter bedienen. Feedback und Fragen sind natürlich herzlich willkommen.
Teil 2: Ansätze / Vorgehensmodelle
Warum werden Projekte geplant? Projekte starten bei einem Ausgangspunkt, dem IST-Zustand. Ziel ist es, einen gewünschten Endpunkt zu erreichen. Der Weg dahin führt über mehrere Stationen und ist nicht immer “geradlinig”. Insbesondere bei der Durchführung komplexer, größerer IT-Projekte oder Vorhaben kann es vorkommen, dass verschiedene Lösungswege zum gewünschten Ziel führen – beispielsweise Projekte, bei denen Projektmitarbeiter absolutes Neuland betreten. Hier besteht eine Teilaufgabe der Projektbeteiligten darin, ein neues Fachgebiet zu erschließen, um das eigentliche Projektziel erreichen zu können. Problematik: Das Ziel steht zwar im Groben und Ganzen fest, eine genaue Definition ist jedoch zu Beginn nicht möglich.
Ein klassisches Beispiel – als Laie erklärt, denn ich bin auf diesem Gebiet kein Profi: die Raumfahrt. Da haben sich vor ein paar Jahrzehnten Wissenschaftler etc. zusammengesetzt, um einen Menschheitstraum zu verwirklichen. Irgendwie sollte ein Mensch ins Weltall befördert werden. Hinzu kam noch der Wettlauf mit der Zeit (USA/ UdSSR). Knackpunkt bei diesem Projekt ist das “irgendwie” – niemals zuvor war ein Mensch im Weltraum. Also bestand eine der vielen Aufgaben darin, Wissen zu erschließen, anzuwenden, zu testen, aus den Testergebnissen zu lernen und so weiter.
Zurück zum Thema Vorgehensmodelle. Vorgehensmodelle werden eingesetzt, um Projekten eine zeitliche und methodische Struktur zu verleihen: Hierzu gehören die Phaseneinteilung, die Definition sogenannter Meilensteine, Zeitplanung. Je nach Umfang und Komplexität des Projektes kommen Hilfsmittel wie Pflichtenhefte, diverse Dokumentvorlagen, und vieles mehr hinzu. Auf diese Weise erstellen Projektleiter eine Roadmap. An dieser Stelle werden auch bestimmte Arbeitsabläufe oder Handlungsweisen von vornherein definiert. Die Rollenverteilung der einzelnen Beteiligten gehört ebenso zu einer guten Planung. Der rote Faden dient während der Projektdurchführung auch dazu, den aktuellen Stand zu bestimmen. Ein weiterer Nebeneffekt: Kosten, Zeit und Qualität bleiben transparent.
Unternehmen, die regelmäßige oder auch “Routine”-Projekte durchführen, profitieren von standardisierten Vorgehensmodellen. Auch Speicher 210 unterstützt Kunden bei der Implementierung solcher Standards, denn der unternehmensweite Einsatz kann – sogar während der Planungsphase – zu einer erheblichen Reduzierung des Zeitaufwands führen. Mit anderen Worten: Der Projektleiter ist nicht gezwungen, mit jedem neuen Projekt das Rad ebenso neu zu erfinden.
Klassisches Projektmanagement
Im Projektmanagement unterscheidet man unter anderem zwischen klassisch und agil. Welches Vorgehen für das jeweilige Projekt geeignet ist entscheidet meist der Projektleiter.
Traditionelles, planungsorientiertes Projektmanagement verläuft oftmals sequenziell. Es gewährleistet einen transparenten, kontrollierbaren Ablauf und ist in der Regel für komplexe, größere Projekte von Vorteil. Ein gut durchdachter, regelmäßig aktualisierter Projektplan bildet die Grundlage. Somit werden eine optimale Steuerung und auch die Minimierung von Risiken ermöglicht.
Allerdings können Projektmitarbeiter dazu neigen, sich vorrangig an Dokumenten zu orientieren oder nicht jede Information weiterzugeben. Auslöser hierfür können beispielsweise unübersichtlich gestaltete, vorgefertigte Formularvordrucke sein. Auf ihnen finden wichtige, für das Projekt relevante Informationen keinen Platz - Copy-Paste, fertig. Denkprozesse können so zu einem Großteil durch Dokumente verdrängt oder gar ersetzt werden – Fehler werden zu spät erkannt, das Projekt stagniert. Auch Projektleiter und/oder -manager können dazu tendieren, mehr Zeit mit der Aktualisierung von Plänen zu verbringen.
Wir sind daher der Meinung, dass Formulare und ähnliches dort eingesetzt werden sollten, wo sie benötigt werden – “So wenig wie möglich, so viel wie nötig.” Gut geeignet wären beispielsweise Checklisten, die dennoch Raum für zusätzliche, wichtige Informationen und Ideen geben – In vielen Fällen sind “zusätzliche” Infos auch für das Projekt relevant.
Klassische Vorgehensmodelle sind nicht für jedes Projekt geeignet, da sie eine starre Struktur aufweisen. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie “falsch” sind. Es gibt durchaus Projekte, in denen äußerst detaillierte Aufzeichnungen zwingend erforderlich sind, wie beispielsweise im Finanz- und Bankwesen. Ergo: Vor dem Projekt sollte dieser Punkt gut durchdacht sein.
Eines der bekanntesten Prozessmodelle ist PRINCE2, PRojects IN Controlled Environments 2. Projektmanagement nach PRINCE2 erfolgt in einem klar definierten Rahmen. Handlungsweisen, wie beispielsweise die Koordination von Aktivitäten und Projektmitarbeitern oder die Vorgehensweise zu einer zwingend erforderlichen Anpassung des Projekts, werden vorgegeben. Das Projekt wird in überschaubare Stadien unterteilt. Jedem Prozess werden spezifische Schlüsselindikatoren für Einsatz und Ergebnis zugeordnet, Ziele gesetzt und Aktivitäten im Voraus geplant. PRINCE2 gewährleistet somit einen kontrollierten und organisierten Projektablauf.
Mit der Zeit entwickelte sich jedoch das Bedürfnis neue Methoden zu ergründen, welche den Projektmitarbeitern mehr Freiraum ließen. So hat sich in der Software-Entwicklung eine andere Herangehensweise herauskristallisiert. Wenn Sie erfahren möchten, um welche Herangehensweise es sich hierbei handelt, dann werfen Sie einen Blick auf unseren nächsten Beitrag.
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